Thưởng tết không như kỳ vọng, hơn 1/4 nhân viên sẽ nghỉ việc

Một cơ sở dữ liệu được thiết kế đúng sẽ cung cấp cho bạn quyền truy nhập vào thông tin chính xác, mới nhất. Do một thiết kế phù hợp rất thiết yếu để bạn đạt được mục tiêu của mình khi làm việc với cơ sở dữ liệu nên việc dành thời gian cần thiết để tìm hiểu các nguyên tắc thiết kế tối ưu là vô cùng quan trọng. Cuối cùng, nhiều khả năng bạn sẽ tìm ra một cơ sở dữ liệu đáp ứng được nhu cầu của mình và có thể dễ dàng thay đổi.Bạn đang xem: Thưởng tết: xoá mặc cảm "người ăn không hết kẻ lần không ra"

Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn để lên kế hoạch tạo cơ sở dữ liệu trên máy tính. Bạn sẽ biết cách để quyết định những thông tin mình cần, cách phân chia thông tin đó vào các bảng và cột thích hợp, cũng như mối quan hệ của chúng với nhau. Bạn cần đọc bài viết này trước khi tạo cơ sở dữ liệu trên máy tính lần đầu.

Bạn đang xem: Thưởng tết không như kỳ vọng, hơn 1/4 nhân viên sẽ nghỉ việc

Quan trọng: Access mang đến các trải nghiệm thiết kế, giúp bạn tạo các ứng dụng cơ sở dữ liệu dành cho Web. Nhiều điểm cần cân nhắc về thiết kế sẽ khác với khi bạn thiết kế cho Web. Bài viết này không thảo luận về thiết kế ứng dụng cơ sở dữ liệu Web. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Xây dựng cơ sở dữ liệu để chia sẻ trên Web.

Trong bài viết này

Một số điều khoản về cơ sở dữ liệu cần biết

Access sẽ sắp xếp thông tin của bạn vào các bảng: danh sách các hàng và cột gợi nhớ đến một bảng hoặc bảng tính của nhân viên kế toán. Trong cơ sở dữ liệu đơn giản, bạn có thể chỉ có một bảng. Với hầu hết cơ sở dữ liệu, bạn sẽ cần nhiều bảng. Ví dụ: bạn có thể có một bảng lưu trữ thông tin về sản phẩm, một bảng khác lưu trữ thông tin về đơn hàng và một bảng khác nữa chứa thông tin về khách hàng.


*

Chính xác hơn, mỗi hàng sẽ được gọi là một bản ghi, còn mỗi cột sẽ được gọi là một trường. Bản ghi là một cách hữu dụng và nhất quán để tổng hợp thông tin về nội dung nào đó. Trường là một mục thông tin đơn — một loại mục xuất hiện trong mọi bản ghi. Ví dụ: trong bảng Sản phẩm, mỗi hàng hoặc bản ghi sẽ chứa thông tin về một sản phẩm. Mỗi cột hoặc trường sẽ chứa một số loại thông tin về sản phẩm đó, như tên hoặc giá cả.

Đầu Trang

Thiết kế cơ sở dữ liệu tốt là?

Một số nguyên tắc hướng dẫn quy trình thiết kế cơ sở dữ liệu. Nguyên tắc đầu tiên: thông tin trùng lặp (hay còn gọi là dữ liệu dự phòng) là có hại vì thông tin này gây lãng phí về dung lượng và làm tăng khả năng lỗi cũng như sự không nhất quán. Nguyên tắc thứ hai là sự chính xác và sự hoàn chỉnh của thông tin rất quan trọng. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn có chứa thông tin không chính xác thì mọi báo cáo sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu đó cũng sẽ chứa thông tin không chính xác. Kết quả là mọi quyết định bạn đưa ra dựa trên các báo cáo đó sẽ trở thành thông tin sai lệch.

Do đó, thiết kế cơ sở dữ liệu tốt là một thiết kế:

Phân chia thông tin của bạn vào các bảng theo đối tượng để giảm thông tin thừa.

Cung cấp cho Access thông tin cần thiết để kết hợp thông tin trong các bảng với nhau, khi cần.

Giúp hỗ trợ và đảm bảo tính chính xác cũng như tính toàn vẹn cho thông tin của bạn.

Điều chỉnh nhu cầu báo cáo và xử lý dữ liệu của bạn.

Đầu Trang

Quy trình thiết kế

Quy trình thiết kế bao gồm những bước sau:

Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu

Việc này giúp bạn chuẩn bị cho các bước tiếp theo.

Tìm và sắp xếp thông tin cần thiết

Thu thập mọi loại thông tin bạn có thể muốn ghi vào cơ sở dữ liệu, như tên sản phẩm và số đơn hàng.

Xem thêm: Tìm Bài Hát Karaoke Việt Nam 5 Số, Karaoke Vietnam: Hat Karaoke 12+

Phân chia thông tin vào các bảng

Phân chia mục thông tin vào các thực thể hoặc đối tượng chính, như Sản phẩm hoặc Đơn hàng. Mỗi đối tượng sau đó sẽ trở thành một bảng.

Biến mục thông tin thành các cột

Quyết định loại thông tin bạn muốn lưu trữ trong từng bảng. Mỗi mục sẽ trở thành một trường và được hiển thị dưới dạng cột trong bảng. Ví dụ: một bảng Nhân viên có thể chứa các trường như Họ và Ngày Tuyển dụng.

Chỉ định khóa chính

Chọn khóa chính cho mỗi bảng. Khóa chính là một cột, dùng để xác định từng hàng riêng. Ví dụ có thể là ID Sản phẩm hoặc ID Đơn hàng.

Thiết lập mối quan hệ cho bảng

Xem bảng và quyết định mối quan hệ của dữ liệu trong bảng đó với dữ liệu ở các bảng khác. Thêm các trường vào bảng hoặc tạo bảng mới để làm rõ mối quan hệ, nếu cần.

Tinh chỉnh thiết kế của bạn

Phân tích thiết kế để tìm lỗi. Tạo bảng và thêm một số bản ghi dữ liệu mẫu. Xem liệu bạn có thể nhận được kết quả mong muốn từ bảng không. Tiến hành điều chỉnh thiết kế, nếu cần.

Áp dụng các quy tắc chuẩn hóa

Áp dụng các quy tắc chuẩn hóa dữ liệu để xem liệu bảng của bạn đã được cấu trúc phù hợp chưa. Tiến hành điều chỉnh bảng, nếu cần.

Đầu Trang

Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu

Tốt nhất, bạn nên ghi lại mục đích của cơ sở dữ liệu ra giấy — mục đích của cơ sở dữ liệu, bạn dự định sử dụng cơ sở dữ liệu như thế nào và ai sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu. Đối với cơ sở dữ liệu nhỏ dành cho doanh nghiệp gia đình, ví dụ: bạn có thể ghi đơn giản như "Cơ sở dữ liệu khách hàng lưu danh sách thông tin khách hàng cho mục đích tạo quảng cáo qua thư và tạo báo cáo". Nếu cơ sở dữ liệu phức tạp hơn hoặc có nhiều người dùng, như thường xảy ra trong môi trường doanh nghiệp thì mục đích có thể đơn giản chỉ là một đoạn văn hoặc nhiều hơn và cần bao gồm thời gian, cũng như cách mỗi người sử dụng cơ sở dữ liệu. Tốt nhất, bạn nên có tuyên bố sứ mệnh được xây dựng tốt có thể được tham chiếu trong suốt quy trình thiết kế. Việc có tuyên bố này sẽ giúp bạn tập trung vào mục tiêu khi đưa ra quyết định.

Đầu Trang

Tìm và sắp xếp thông tin cần thiết

Để tìm và sắp xếp thông tin cần thiết, hãy bắt đầu bằng thông tin hiện có. Ví dụ: bạn có thể ghi lại đơn hàng vào sổ cái hoặc giữ lại thông tin khách hàng trên biểu mẫu giấy trong tủ hồ sơ. Thu thập những tài liệu đó và liệt kê từng loại thông tin hiển thị (ví dụ: mỗi hộp bạn điền trên một biểu mẫu). Nếu bạn không có sẵn bất cứ biểu mẫu nào thì thay vào đó, hãy tưởng tượng bạn phải thiết kế một biểu mẫu để ghi lại thông tin khách hàng. Bạn muốn đưa thông tin nào vào biểu mẫu? Bạn sẽ tạo những ô nào để điền? Xác định và liệt kê từng mục trong số này. Ví dụ: giả sử bạn hiện đang giữ danh sách khách hàng trên thẻ chỉ mục. Việc kiểm tra các thẻ này có thể cho biết rằng mỗi thẻ lưu giữ một tên khách hàng, địa chỉ, thành phố, tiểu bang, mã bưu chính và số điện thoại. Mỗi mục trong số này đại diện cho một cột tiềm năng trong bảng.

Khi bạn chuẩn bị danh sách này, đừng lo lắng về việc phải tạo bảng hoàn hảo ngay từ đầu. Thay vào đó, hãy liệt kê từng mục bạn nghĩ ra. Nếu người khác sử dụng cơ sở dữ liệu, hãy hỏi cả ý kiến của họ. Bạn có thể tinh chỉnh danh sách sau đó.

Tiếp theo, hãy cân nhắc loại báo cáo hoặc quảng cáo qua thư bạn có thể muốn tạo ra từ cơ sở dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể muốn báo cáo doanh số sản phẩm hiển thị doanh số theo khu vực hoặc báo cáo tóm tắt hàng tồn kho hiển thị mức tồn kho sản phẩm. Có thể bạn cũng muốn tạo thư biểu mẫu để gửi đến khách hàng, công bố một sự kiện bán hàng hoặc đưa ra phí trả thêm. Thiết kế báo cáo trong đầu và tưởng tượng báo cáo sẽ trông như ra sao. Bạn muốn đưa thông tin nào vào báo cáo? Liệt kê từng mục. Thực hiện tương tự cho thư biểu mẫu và cho mọi báo cáo khác bạn dự định tạo.